Thói quen trì hoãn – Akrasia đã biến thời gian thành kẻ thù của chúng ta.

Bảo Nam là một trong những người cộng sự mà tôi có thời gian làm việc chung đủ dài để hiểu được nhau qua rất nhiều hoàn cảnh. Nếu là một nhà quản lý, khi quan sát cách chơi thể thao, cách đối đáp nói chuyện hay cách giải quyết các vấn đề trong cuộc sống thường ngày… của các cộng sự cũng sẽ hiểu nhiều phần phong cách cũng như kĩ năng làm việc của họ. Vì vậy, tôi thường quan sát các cộng sự của mình.
Bảo Nam là một Kiến trúc sư kỹ thuật (Technical Architect), thiết kế hệ thống và lập trình xây dựng website. Anh ấy chịu trách nhiệm cho tất cả những vấn đề liên quan đến kỹ thuật máy tính và công nghệ phần mềm. Là một người dày dạn kinh nghiệm, đã từng làm ở nhiều công ty lớn. Tại thời điểm hiện tại, một hai công ty cũ vẫn luôn mời gọi anh ấy quay trở lại làm việc cho dù đã xin nghỉ từ lâu để cùng tôi xây dựng công ty startup.

Tôi vẫn còn nhớ chuyện Bảo Nam kể về anh Đình Khôi, tổng giám đốc kỹ thuật công ty TCN, là một tập đoàn lớn về lĩnh vực du lịch và khách sạn, được vinh danh là một trong 20 công ty có tốc độ tăng trưởng tốt nhất ở Đông Á Tế Á Châu (East Asia) giao cho anh ta một bài kiểm tra tối ưu lại hệ thống với thời hạn là 2 tháng, bằng với khoảng thời gian thử việc khi bắt đầu vào làm. Anh ấy chỉ mất 02 tuần để hoàn thành công việc được giao. Ngay sau đó Bảo Nam được đề bạt lên vị trí quản lý dự án của tập đoàn.

[16 tháng qua]

Thỉnh thoảng anh ấy than vãn với tôi về khâu vận hành của dự án, quy trình làm việc khá rắc rối khi có sự can thiệp của nhiều người, các bộ phận khác nhau… Tóm lại mọi chuyện không như ý của mình nên bị trễ thời hạn nhiều lần, đội ngũ làm việc không hợp nên trễ nải công việc được giao, không theo đúng tiến độ. Anh ta nói rằng năng suất làm việc của anh ta đã không còn như trước, lúc anh mới bắt đầu.
Tôi nói với anh ta rằng điều đó là dễ hiểu khi so sánh với chiến tích đạt được lúc ban đầu thử việc. Khi đó anh chỉ làm một mình để hoàn thành 01 nhiệm vụ được giao với 01 mục tiêu rõ ràng. Còn bây giờ, khi làm việc cùng các nhóm, trên toàn hệ thống, lại còn phụ thuộc vào qui trình vận hành các bộ phận trong một tập đoàn, anh không còn làm một mình nữa. Anh không thể tự mình giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng mà không phải hỏi xin ý kiến của ai hay chờ đợi các bộ phận liên quan. Có câu nói rằng “ Nếu muốn đi nhanh, hãy đi một mình; Còn muốn đi xa, hãy đi chung một nhóm”.

Cho đến khi Bảo Nam cùng tôi xây dựng công ty startup, chúng tôi cũng gặp phải các vấn đề tương tự và dường như ở doanh nghiệp nào cũng thế. Anh ta bắt đầu thiết kế kiến trúc hệ thống lõi (core) rất nhanh chóng và thuận lợi. Nhưng cho đến khi chúng tôi tuyển thêm các lập trình viên vào để chung tay làm các mô-đun (modules) khác nhau nhằm gắn vào core hệ thống đó, tiến tới hoàn thiện sản phẩm và phát hành cho người dùng sử dụng, thì lại thường xuyên gặp tình trạng đình trệ công việc dẫn đến trễ thời hạn lần này qua lần khác.

Đó thực sự là vấn đề vô cùng khó khăn mà chúng tôi đang đối mặt. Công ty của chúng tôi là công ty startup nhỏ, cần làm việc nhanh gọn, tinh gọn. Cần thử nghiệm sản phẩm và lấy ý kiến người dùng nhanh, thay đổi và tối ưu sớm, rồi tiếp tục tiến hành các qui trình thử nghiệm, chạy thử…

Giữa chúng tôi có 02 sự lựa chọn khi giải quyết vấn đề này: Một là đi nhanh, thì không làm việc với các bạn chưa có kinh nghiệm mới vào; Hai là, tính hướng đi xa, lâu dài, thì cần thời gian để ổn định qui trình làm việc cũng như nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ.

Tất nhiên là chúng tôi chọn đi xa, vì thế phải chấp nhận việc đi chậm, hiển nhiên là như thế. Nhưng để vận hành một dự án, chúng tôi phải tìm cách tối ưu qui trình nhằm làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Không thể để công việc cứ giậm chân tại chỗ mãi như vậy được.
Bài toán của tôi lúc này là làm sao giảm thiểu sự đình trệ và tối ưu năng suất làm việc của các thành viên.

Đối với một công ty startup nhỏ, chúng tôi hiểu lý thuyết về xây dựng sản phẩm như MVP ( Minimum Viable Product. Tạm dịch “ Sản phẩm tối giản với một chức năng khả dụng có thể dùng được”) theo qui trình Lean Startup (Khởi nghiệp tinh gọn) khi xây dựng một sản phẩm công nghệ cho người dùng đầu cuối. Nhưng chúng tôi luôn hiểu rằng, mọi vấn đề sẽ bắt nguồn từ yếu tố “nhân sự”: là khả năng của các thành viên, kiến thức chuyên môn và đặc biệt là kĩ năng làm việc. Của tôi và tất cả chúng tôi.

[một thời gian]

Tôi quan sát cách thức làm việc của anh ta và đi đến quyết định là hôm nay phải làm rõ vấn đề đến cùng, sau rất nhiều lần trễ thời hạn.
Tôi bắt đầu câu chuyện với anh ta bằng bản tóm tắt thời gian biểu công việc buổi sáng như sau:
9h30 anh đến công ty làm việc, trong khi thời gian bắt đầu làm việc là 9h.
9h35 anh bắt đầu bật máy tính của mình lên, trong khi người khác vẫn bắt đầu những câu chuyện buổi sáng khi nháo nhác có người đến muộn…
Anh mở trình duyệt và scroll (cuộn) màn hình Facebook, kiểm tra thông báo… cho đến 10h.
10h05 anh pha cà phê và ra ngoài hút thuốc.
10h10 anh vào tiếp tục scroll màn hình Facebook và chăm chú theo dõi bảng tin.
10h15 anh thấy một bạn nhân viên cũ đăng một status dài đầy tâm trạng và anh kể cho mọi người nghe về điều đó. Chủ đề câu chuyện được mở ra và khép lại sau 15p.
10h30 anh mở phần mềm trello quản lý công việc, anh scroll chuột liên tục và chưa biết phải bắt đầu từ đâu.
10h40 anh trả lời một câu hỏi từ đồng nghiệp cần sự trợ giúp.
Các bạn khác bắt đầu nói thêm vào và câu chuyện kết thúc 10p sau đó, khi ai trở về bàn người ấy và tiếp tục nhìn vào màn hình máy tính của mình.


11h anh ra ngoài hút thuốc.
11h05 anh trở lại và bật lên màn hình với những dòng code. Anh scroll chuột và bắt đầu suy nghĩ về công việc.
11h10 anh mở Facebook và scroll chuột.
11h15 anh hỏi một người khác về tin nổi bật xoay quanh vụ Formosa bồi thường 500 triệu Mỹ kim. Mọi người bắt đầu bàn luận với sự than thở ra chiều lo lắng, đầy vẻ quan ngại. Cũng đúng thôi, đó là vấn đề sống còn của đất nước tại thời điểm này… Anh bắt đầu nói về mối nguy hại 50 năm sau môi trường không thể xử lý nổi… Trông anh lộ rõ sự ngao ngán về tình hình thời sự.
11h25 anh quay trở lại màn hình máy tính và mở các tab khác của trình duyệt để tìm hiểu vấn đề gì đó.
11h30 anh bật Facebook và scroll vài lần Newsfeed hiển thị thông tin đã xem qua rồi nên đành tắt chúng.
11h35 anh cầm điện thoại lên, loay hoay không biết làm gì và rồi đặt xuống.
11h40 anh mở màn hình làm việc và bắt đầu dừng lại ở đó để suy nghĩ là nên bắt đầu từ đâu.
11h45 em gọi anh ra để bắt đầu cuộc nói chuyện này và bây giờ sắp đến thời gian dành cho bữa trưa.
Như thế cả buổi sáng trôi qua mà anh vẫn chưa vào việc được.
12h00 toàn team sẽ nghỉ tay ăn trưa để chiều mới bắt đầu, trong 02p nữa.


Buổi chiều có lẽ anh sẽ làm việc hiệu quả hơn nhưng sự khởi đầu một phần tương tự như thế.
Một ngày mất đi và tuần này trôi qua.
Tháng 7 gần như đã qua vì nay đã là ngày 28.
Sau ngày mai sẽ là cuối tuần.
Từ ngày trễ deadline tổng dự án đến nay đã gần 02 tháng rồi.”

[…]

Anh ta giận tái mặt và hỏi lại rằng sao tôi lại quan sát và xoi mói công việc của anh ta.

Tôi đáp: “Vì chúng ta cần tìm ra vấn đề và giải quyết nó. Những gì em nói không phải vì em muốn xoi mói công việc trễ nải của anh mà để nói cho anh biết về “Sự trì hoãn Akrasia”, là vấn đề mà tất cả mọi người đều gặp phải. Em cũng vậy, anh cũng vậy và tất cả chúng ta đều gặp chung một vấn đề như vậy. Akrasia đã biến thời gian thành kẻ thù của chúng ta”.

Tôi giải thích cho anh ta hiểu rằng vấn đề này tôi đã biết trước và đến hôm nay mới quyết định quan sát để có thể nêu lên chi tiết của vấn đề, nhằm giải thích cho anh hiểu. Hơn hết, tôi muốn anh ta phát huy các kĩ năng khác để hoàn thiện bản thân và phát huy sở trường của mình, đó là nhiệm vụ của một người lãnh đạo (leader).

Điều ngăn cản anh ta khi vào việc đó là “Sự trì hoãn” mà Socrates, một triết gia Hy Lạp vĩ đại, người được mệnh danh là bậc thầy về “truy vấn”, gọi là “Akrasia”.

Akrasia được hiểu là “mất quyền ra lệnh" và được mô tả là sự thiếu hụt tính tự chủ khi ra quyết định hoặc trạng thái chống lại hành động hiện tại khi cho rằng quyết định thực hiện một hành động khác (làm việc khác) có lẽ sẽ tốt hơn. 
Akrasia (/əˈkreɪzɪə/; Greek ακρασία, "lacking command"), occasionally transliterated as acrasia or Anglicised as acrasy or acracy, is described as a lack of self-control or the state of acting against one's better judgement. Theo https://en.wikipedia.org/wiki/Akrasia
Một điều dễ hiểu rằng khi anh có quá nhiều sự lựa chọn dẫn đến việc không biết phải bắt đầu từ đâu, lúc này theo phản xạ, anh sẽ làm việc gì theo thói quen hoặc hành động mà có sức hấp dẫn, cuốn hút nhất, cũng như theo vấn đề tâm lý về sự cưỡng chế trong tư duy. 

Chẳng hạn như Akrasia sẽ “nói” với não bộ rằng “Thật nhàm chán khi bắt tay vào công việc ngay mà hãy tìm kiếm tin tức đang nổi cộm trên các mạng truyền thông xã hội đầy tính hấp dẫn. Tại sao phải làm việc ngay trong khi từ từ rồi làm cũng không muộn...”. Ngày nay Facebook là kênh chiếm dụng lấy phần lớn thói quen sử dụng internet của anh. Không những thế, ngoài Facebook, lại có rất nhiều sự lựa chọn khác cho anh dành sự quan tâm đồng thời.

Một ví dụ về sự trì hoãn làm cho anh đi trễ là: Anh có ý định là mặc chiếc quần Jeans và áo T-shirt màu vàng cho ngày làm việc hôm nay, nhưng khi mở tủ áo quần thì anh có nhiều sự lựa chọn khác về áo cũng như quần, dẫn đến các ý tưởng khác nhau về sự kết hợp áo quần... Lúc này Akrasia đã ngốn của anh rất nhiều thời gian chọn lựa cũng như ngăn cản anh theo kế hoạch phối áo quần ban đầu. Akrasia làm cho anh mất thời gian vào việc này, đó là một trong những đầu mối khác nhau làm cho anh đi trễ, dẫn đến vào việc muộn và kéo theo một chuỗi những sự trì hoãn khác.

Từ ví dụ đó anh có thể thấy, cách tốt nhất để đánh bại Akrasia đó là giảm thiểu tối đa tất cả sự lựa chọn. Anh hãy nhìn Steve Jobs mà xem, để tiết kiệm thời gian nên lúc nào ông ta cũng mặc đúng 01 kiểu: quần jeans áo thun đen. Mark Zuckerberg cũng vậy, quần jeans áo thun xám…

Anh hãy hồi tưởng lại từ điểm bắt đầu cho đến điểm kết thúc của một vấn đề còn vướng mắc, anh sẽ hiểu sự trì hoãn Akrasia là gì và tác động xấu như thế nào đến quá trình bắt đầu làm việc của anh… Từ đó anh sẽ biết là tại thời điểm nào thì nên vào việc ngay khi bắt đầu một công việc cũng như học tập, đọc sách…

Với máy tính và smartphone kết nối internet 24/7, có rất nhiều người nhận ra rằng mình đã tiêu tốn quá nhiều thời gian cho trình duyệt web, games và các ứng dụng giải trí khác mà không tập trung giải quyết được công việc, dẫn đến sự trì hoãn và bế tắc trong công việc cũng như trong học tập. Nên họ đã sử dụng app (ứng dụng) để theo dõi tính hiệu quả trong công việc và kiểm soát thời gian lướt web.
Ví dụ, khi sử dụng app “Rescue Time" và các app quản lý thời gian làm việc khác, họ theo dõi được thời gian sử dụng Facebook và các trang truyền thông xã hội khác, theo dõi được tổng thời gian làm việc của mình trên máy tính cũng như đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian giải trí trên smartphone trong cùng ngày… Qua đó họ biết được rằng tại sao họ lại không có thời gian cho việc học và làm việc.
Khi bạn bắt đầu google và tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau trên internet để tìm hiểu về và cách giải quyết Sự trì hoãn Akrasia, bạn sẽ thấy người ta liệt kê ra nhiều phương pháp và lời khuyên…

Ôi, thật hài hước!

Chính họ đang tạo ra sự trì hoãn trong khi đang muốn khắc phục vấn đề của sự trì hoãn. Tức là vì họ đưa ra nhiều sự lựa chọn cho giải pháp khắc phục sự trì hoãn nên họ bị trì hoãn khi lựa chọn và thực thi giải pháp.

Bạn hãy google ngay từ khoá “sự trì hoãn akrasia" và đọc những bài liên quan và thử trải nghiệm để thấy rằng tôi nói có lý hay không?
Hãy chọn lấy một và chỉ một cách thức nếu bạn tìm ra nhiều cách thức khác nhau khi tìm hiểu trên internet. Còn ở bài viết này, tôi chỉ đưa ra một và chỉ một phương pháp cho việc giải quyết sự trì hoãn Akrasia như sau: Hãy thực hiện hành động ngay lập tức khi bạn bắt đầu muốn làm bất kì điều gì đấy. Ví dụ:

Bạn muốn đọc sách, hãy cầm lấy ngay quyển sách và đọc ngấu nghiến lấy những trang đầu tiên.
Bạn muốn nâng cao trình độ tiếng Anh, hãy ra ngay trung tâm hoặc lên các trang học tập online và đăng ký khoá học.
Bạn muốn giải quyết danh sách công việc có trong một ngày, hãy bắt đầu ngay một việc gì đấy trong tầm tay, có thể làm ngay.
Bạn muốn học trước các môn học để đỡ mệt cho những môn thi cuối kì, hãy bắt đầu ngay môn học mà bạn nghĩ trong đầu.
Bạn muốn tập thể dục, nâng cao sức khoẻ mà chưa biết tập môn gì, hãy bắt đầu đi bộ và ra khỏi nhà ngay...


Đừng bao giờ nguỵ biện khi nói bạn không có thời gian để làm điều gì đó.
Trời ơi! Bạn nói chẳng sai, bạn không có thời gian ư?
Đúng. Vì Akrasia đã cướp mất thời gian của bạn mất rồi.
Hãy tỉnh lại đi, hãy giành lại nó!

Tất cả chúng ta đều biết rằng thời gian quý hơn vàng, vậy đừng để Akrasia biến thời gian thành kẻ thù của chúng ta. Khi sự trì hoãn đã làm cho chúng ta thành những kẻ thất bại.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.